Enregistrements de vidéosurveillance comme preuve dans une procédure disciplinaire à l’encontre d’un salarié : ce que l’administrateur est autorisé à faire

Dans ce contexte, la visual data anonymization désigne la préparation d’un enregistrement vidéo de manière à ce qu’il puisse être utilisé comme élément de preuve, sans divulguer inutilement l’image ni d’autres identifiants de personnes tierces. En pratique, il s’agit le plus souvent de face blurring et de license plate blurring avant la présentation du contenu à une commission disciplinaire, à un avocat ou à d’autres personnes impliquées dans le dossier. C’est le point de départ pour répondre à une question qui revient très souvent dans les organisations : lorsqu’une procédure disciplinaire est engagée contre un salarié, peut-on utiliser un enregistrement de vidéosurveillance comme preuve et que faut-il faire au préalable ?

En principe, une organisation peut souvent utiliser un enregistrement de vidéosurveillance comme preuve dans une affaire concernant un salarié, à condition que le dispositif de vidéosurveillance ait été mis en place conformément au droit du travail et aux règles de protection des données, et que la finalité de cette utilisation entre dans le cadre des objectifs pour lesquels la vidéosurveillance a été instaurée, ou y soit étroitement liée. Le simple fait de détenir un enregistrement ne signifie toutefois pas que tout est permis. Trois éléments sont essentiels : la base juridique de l’utilisation du contenu, l’étendue de la divulgation de l’enregistrement et la durée de sa conservation ultérieure [1][2][3].

Quand un enregistrement de vidéosurveillance peut-il être utilisé dans une procédure disciplinaire ?

Dans le contexte polonais, le point de référence est l’article 222 du Code du travail, qui autorise la vidéosurveillance notamment lorsqu’elle est nécessaire pour garantir la sécurité des salariés, protéger les biens, contrôler la production ou préserver la confidentialité d’informations dont la divulgation pourrait causer un préjudice à l’employeur [2]. Si l’événement faisant l’objet de la procédure disciplinaire a été capté dans le cadre d’un système de vidéosurveillance légalement exploité, les organisations considèrent souvent cet enregistrement comme un élément pouvant être sécurisé et utilisé à titre de preuve.

Cela ne signifie pas pour autant que l’enregistrement intégral puisse circuler librement au sein de l’entreprise. Le principe de minimisation issu du RGPD impose de limiter l’accès aux seules personnes qui doivent effectivement prendre connaissance du contenu [1]. En pratique, du point de vue de la conformité, l’approche la plus sûre consiste à extraire le passage précis couvrant l’incident et à préparer une version de travail réservée à un cercle restreint de personnes chargées du dossier.

Que doit faire l’administrateur dès la détection de l’incident ?

La première étape consiste à sécuriser l’enregistrement afin d’éviter son écrasement. Le Code du travail prévoit en principe une durée de conservation des enregistrements n’excédant pas 3 mois à compter du jour de l’enregistrement, sauf si celui-ci constitue une preuve dans une procédure menée en vertu de la loi ou si l’employeur a connaissance du fait qu’il peut constituer une preuve dans une telle procédure. Dans ce cas, ce délai est prolongé jusqu’à la clôture définitive de la procédure [2].

Cette distinction est importante. L’administrateur ne devrait pas tout conserver « au cas où ». En revanche, il peut conserver un enregistrement précis au-delà de la durée de rétention standard s’il existe un lien réel et documenté avec une procédure disciplinaire, un litige du travail ou une procédure prévisible devant un tribunal ou une autorité. Il est recommandé de consigner la date de sécurisation, l’étendue du contenu, la personne responsable et la finalité de cette conservation. Une telle traçabilité organisationnelle aide à démontrer le respect du principe de responsabilité (accountability) [1].

Avant de présenter l’enregistrement, il faut limiter les données des personnes tierces

L’erreur la plus fréquente consiste pour le service RH ou un supérieur à montrer l’enregistrement brut à l’ensemble de la commission, à un cabinet externe ou à plusieurs managers. Du point de vue de la protection des données, cela est risqué. Si d’autres personnes que le salarié concerné par la procédure apparaissent dans le champ, il faut, avant toute présentation du contenu, évaluer au minimum si leur identification est nécessaire à la finalité probatoire. Dans un très grand nombre de cas, elle ne l’est pas.

Par conséquent, avant de présenter l’enregistrement à la commission ou à un avocat, il convient en principe d’envisager l’anonymisation ou la pseudonymisation des visages et des autres identifiants des personnes visibles à l’image, lorsque leur identification n’est pas indispensable à la finalité de preuve. Cette approche découle du principe de minimisation des données ainsi que de la ligne recommandée pour le traitement de l’image par les autorités de protection des données [1][3]. Si, pour évaluer le comportement du salarié, la séquence des faits suffit, rien ne justifie la divulgation des visages de témoins, clients, visiteurs ou autres salariés.

En pratique, Gallio PRO peut être utile comme logiciel on-premise pour préparer les contenus vidéo en vue d’un partage ultérieur. C’est particulièrement important lorsque l’organisation ne souhaite pas sortir les enregistrements de son propre environnement. Du point de vue de la conformité, il est également essentiel que le logiciel ne collecte pas de journaux contenant la détection des visages et des plaques d’immatriculation, et ne collecte pas non plus de logs contenant des données à caractère personnel ni des catégories particulières de données personnelles.

Jusqu’où doit aller l’anonymisation de l’enregistrement ?

Dans les procédures disciplinaires, l’objectif n’est pas « d’embellir » la vidéo, mais de limiter la divulgation des données au strict minimum. Le périmètre de travail typique comprend :

• la découpe du segment temporel pertinent,
• le face blurring des personnes tierces,
• le license plate blurring, si des plaques apparaissent à l’image et si leur divulgation n’est pas nécessaire,
• la rédaction manuelle d’autres éléments permettant l’identification ou révélant des informations excessives.

Ici, la précision est indispensable. Gallio PRO floute automatiquement uniquement les visages et les plaques d’immatriculation. Il ne floute pas les silhouettes entières. Il n’effectue pas d’anonymisation en temps réel ni d’anonymisation de flux vidéo. Il ne détecte pas automatiquement les logos d’entreprise, les tatouages, les badges nominatifs, les documents ni les images visibles sur les écrans de contrôle. Ces éléments peuvent être masqués manuellement dans l’éditeur simple intégré à l’outil. C’est important, car dans une procédure disciplinaire, ce sont précisément ce type de détails qui apparaissent souvent accidentellement à l’arrière-plan.

Si l’organisation souhaite tester ce flux de travail sur ses propres contenus, il est utile de le faire sur un échantillon en téléchargeant la version de démonstration et en vérifiant si la préparation d’une version destinée à la commission et d’une version d’archive correspond aux procédures internes.

Tableau : enregistrement brut et version à présenter dans une procédure disciplinaire

Faut-il aussi anonymiser l’enregistrement avant de le montrer à un avocat ?

Dans de nombreuses organisations, on entend l’argument selon lequel l’avocat est de toute façon tenu à la confidentialité. C’est vrai, mais cela n’écarte pas le principe de minimisation. Si un cabinet externe doit évaluer le comportement d’un salarié déterminé et que l’identification d’autres personnes n’a aucune utilité pour l’analyse, les organisations préparent souvent une version anonymisée. Un tel modèle réduit l’étendue de la divulgation et s’inscrit généralement mieux dans une logique de data protection by design [1].

Des situations limites sont toutefois possibles. Si le déroulement des faits exige l’identification d’une personne accompagnante précise, d’un témoin ou du conducteur d’un véhicule, une anonymisation complète peut affaiblir la valeur probante. Dans ce cas, l’étendue du floutage dépend du contexte et doit résulter d’un besoin probatoire documenté. Il ne faut pas feindre une certitude là où le droit laisse une marge d’appréciation.

Visages et plaques d’immatriculation : que faut-il réellement flouter ?

L’obligation de protéger l’image d’une personne ne découle pas uniquement du RGPD, mais aussi du droit civil et du droit d’auteur. Elle connaît toutefois 3 exceptions :

• lorsqu’il s’agit d’une personne connue du public, si l’image a été captée dans l’exercice de fonctions publiques, en particulier politiques, sociales ou professionnelles,
• lorsque l’image d’une personne ne constitue qu’un détail d’un ensemble tel qu’un rassemblement, un paysage ou un événement public,
• lorsque la personne a reçu une rémunération convenue pour poser, sauf réserve expresse contraire.

Ces exceptions ont toutefois une portée limitée dans les affaires liées à la vidéosurveillance sur le lieu de travail, car un élément de preuve issu d’un site professionnel entre rarement dans ces scénarios.

En ce qui concerne les plaques d’immatriculation, la situation est plus complexe. En droit de l’Union européenne comme dans la pratique polonaise, leur statut dépend du contexte ainsi que de la possibilité de relier le numéro à une personne déterminée. On ne peut donc pas affirmer de manière catégorique qu’elles constituent toujours, ou au contraire jamais, des données personnelles. En pratique, du point de vue de la conformité, lorsqu’un enregistrement est montré à des tiers, le license plate blurring est une solution plus sûre, surtout si le numéro n’est pas nécessaire à la finalité probatoire [1][3][4].

Combien de temps peut-on conserver un enregistrement après la durée standard de rétention ?

Ici, le point essentiel est la proportionnalité. En règle générale, la vidéosurveillance des salariés ne devrait pas conduire à un stockage illimité des contenus. Toutefois, si un enregistrement précis a été sécurisé en tant que preuve, il peut être conservé plus longtemps que les 3 mois habituels, jusqu’à la clôture définitive de la procédure [2]. À ce stade, l’organisation doit encore évaluer s’il existe une base distincte justifiant la conservation d’une copie, par exemple pour la défense contre d’éventuelles réclamations. Dans le cas contraire, le contenu doit être supprimé conformément à la procédure adoptée [1].

Une bonne pratique consiste à distinguer deux ensembles : le contenu source sécurisé comme preuve et les copies de travail préparées pour présentation. Les copies de travail, notamment les versions anonymisées, ne devraient pas circuler dans les boîtes mail ni dans les répertoires partagés plus longtemps que ne l’exige le dossier.

Comment organiser un workflow probatoire sécurisé ?

Le modèle le plus pratique se présente ainsi. On sécurise d’abord le fichier original et on restreint l’accès. Ensuite, on crée une copie de travail. Puis on applique le face blurring et le license plate blurring aux personnes tierces, avant de supprimer manuellement les autres éléments identifiants. Enfin, on prépare la version destinée à être présentée ainsi qu’une note indiquant qui a eu accès au contenu et dans quel but.

Si le dossier nécessite un déploiement on-premise, une politique de rétention distincte ou une procédure adaptée à une grande organisation, il est judicieux de contacter l’équipe pour discuter du scénario de mise en œuvre et des exigences de conformité. Cela concerne en particulier les environnements dans lesquels les enregistrements ne peuvent pas quitter l’infrastructure de l’organisation.

Il peut aussi être utile de consulter une page dédiée à l’anonymisation vidéo, car c’est précisément ce type de traitement qui revient le plus souvent dans les dossiers probatoires fondés sur la vidéosurveillance.

FAQ - Enregistrements de vidéosurveillance comme preuve dans une procédure disciplinaire à l’encontre d’un salarié

L’employeur peut-il utiliser un enregistrement de vidéosurveillance comme preuve contre un salarié ?

Le plus souvent, oui, à condition que la vidéosurveillance ait été mise en place légalement et que l’enregistrement soit lié à la finalité du dispositif ou à une procédure menée sur la base de la loi. L’appréciation dépend toujours du contexte factuel et de la régularité de la mise en œuvre du dispositif [1][2].

Faut-il flouter les autres personnes avant de montrer l’enregistrement à une commission disciplinaire ?

En pratique, du point de vue de la conformité, le plus souvent oui. Avant de présenter l’enregistrement à la commission ou à un avocat, il faut généralement limiter l’identification des autres personnes visibles à l’image si cette identification n’est pas nécessaire à la finalité probatoire [1][3].

Peut-on conserver l’enregistrement plus de 3 mois ?

Oui, si l’enregistrement constitue une preuve dans une procédure ou si l’employeur a connaissance qu’il peut constituer une telle preuve. Dans ce cas, la durée de conservation peut être prolongée jusqu’à la clôture définitive de la procédure [2].

Est-il suffisant de flouter toute la silhouette d’une personne tierce ?

Cela dépend de l’outil et de la finalité. Dans Gallio PRO, la détection automatique couvre uniquement les visages et les plaques d’immatriculation. Le logiciel ne floute pas les silhouettes entières, et les autres éléments identifiants nécessitent une rédaction manuelle.

Les plaques d’immatriculation sont-elles toujours des données personnelles ?

Non. Leur statut dépend du contexte ainsi que de la possibilité raisonnable pour l’administrateur de relier le numéro à une personne précise. Par prudence et au nom de la minimisation des données, lorsqu’un enregistrement est montré à des tiers, on applique souvent le license plate blurring [1][3][4].

Un avocat externe peut-il voir l’enregistrement brut ?

Parfois oui, mais cela ne devrait pas être automatique. Si l’analyse du dossier ne nécessite pas l’identification de personnes tierces, une pratique fréquente consiste à transmettre une version anonymisée conformément au principe de minimisation [1].

Gallio PRO enregistre-t-il des logs contenant les données de détection des visages et des plaques ?

Non. Conformément aux lignes directrices produit, le logiciel ne collecte pas de journaux contenant la détection des visages et des plaques d’immatriculation, ni de logs contenant des données à caractère personnel ou des catégories particulières de données personnelles.