Videoüberwachungsaufnahmen als Beweismittel in einem Disziplinarverfahren gegen einen Arbeitnehmer: Was dem Verantwortlichen erlaubt ist

In diesem Zusammenhang bedeutet visual data anonymization die Aufbereitung einer Videoaufnahme so, dass sie als Beweismittel verwendet werden kann, ohne das Bildnis und andere Identifikatoren unbeteiligter Personen unnötig offenzulegen. In der Praxis geht es meist um Face Blurring und License Plate Blurring, bevor das Material einer Disziplinarkommission, einem Rechtsanwalt oder anderen an der Sache beteiligten Personen vorgelegt wird. Das ist der Ausgangspunkt für eine Frage, die sich in Organisationen sehr häufig stellt: Gegen einen Arbeitnehmer läuft ein Disziplinarverfahren - darf die Videoüberwachung als Beweis genutzt werden und was muss zuvor mit der Aufnahme geschehen?

Grundsätzlich kann eine Organisation Videoüberwachungsaufnahmen in arbeitsrechtlichen Angelegenheiten oft als Beweismittel nutzen, wenn die Videoüberwachung rechtmäßig eingeführt wurde und der Zweck der Verwendung innerhalb der Grenzen bleibt, für die das Überwachungssystem eingerichtet wurde, oder damit in engem Zusammenhang steht. Der bloße Besitz einer Aufnahme bedeutet jedoch nicht, dass man frei darüber verfügen darf. Entscheidend sind drei Punkte: die Rechtsgrundlage für die Verwendung des Materials, der Umfang der Offenlegung und die Dauer der weiteren Speicherung [1][2][3].

Wann darf eine Videoüberwachungsaufnahme in einem Disziplinarverfahren verwendet werden?

Im polnischen Rechtsrahmen ist Art. 222 des Arbeitsgesetzbuchs maßgeblich. Er erlaubt Videoüberwachung unter anderem dann, wenn sie erforderlich ist, um die Sicherheit der Beschäftigten zu gewährleisten, Eigentum zu schützen, die Produktion zu kontrollieren oder Informationen geheim zu halten, deren Offenlegung dem Arbeitgeber schaden könnte [2]. Wurde das dem Disziplinarverfahren zugrunde liegende Ereignis im Rahmen einer rechtmäßig betriebenen Videoüberwachung aufgezeichnet, betrachten Organisationen eine solche Aufnahme häufig als Material, das gesichert und als Beweis verwendet werden kann.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die gesamte Aufnahme im Unternehmen frei weitergegeben werden darf. Der Grundsatz der Datenminimierung nach der DSGVO verlangt, den Zugang auf Personen zu beschränken, die das Material tatsächlich einsehen müssen [1]. Aus Compliance-Sicht ist es in der Praxis am sichersten, den konkreten relevanten Ausschnitt zu separieren und eine Arbeitsversion nur für einen eng begrenzten Personenkreis bereitzustellen, der mit dem Fall befasst ist.

Was sollte der Verantwortliche unmittelbar nach Entdeckung des Vorfalls tun?

Der erste Schritt besteht darin, die Aufnahme vor dem Überschreiben zu sichern. Das Arbeitsgesetzbuch sieht grundsätzlich eine Speicherdauer von höchstens 3 Monaten ab dem Tag der Aufzeichnung vor, es sei denn, die Aufnahme stellt ein Beweismittel in einem gesetzlich geregelten Verfahren dar oder der Arbeitgeber hat Kenntnis davon erlangt, dass sie in einem solchen Verfahren als Beweis dienen kann. In diesem Fall verlängert sich die Frist bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens [2].

Diese Unterscheidung ist wichtig. Der Verantwortliche sollte nicht alles „für alle Fälle“ speichern. Er kann jedoch eine bestimmte Aufnahme über die übliche Aufbewahrungsfrist hinaus behalten, wenn ein realer und dokumentierter Zusammenhang mit einem Disziplinarverfahren, einem arbeitsrechtlichen Streit oder einem zu erwartenden Verfahren vor Gericht oder einer Behörde besteht. Gute Praxis ist es, das Datum der Sicherung, den Umfang des Materials, die verantwortliche Person und den Zweck der Aufbewahrung festzuhalten. Eine solche organisatorische Dokumentation hilft, die Einhaltung des Rechenschaftspflichtprinzips nachzuweisen [1].

Vor der Vorlage der Aufnahme müssen die Daten unbeteiligter Personen begrenzt werden

Der häufigste Fehler besteht darin, dass HR, Vorgesetzte oder andere Verantwortliche der gesamten Kommission, einer externen Kanzlei oder mehreren Managern das Rohmaterial zeigen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist das riskant. Befinden sich im Bild andere Personen als der vom Verfahren betroffene Arbeitnehmer, muss vor der Vorlage des Materials zumindest geprüft werden, ob ihre Identifizierung für den Beweiszweck überhaupt erforderlich ist. In sehr vielen Fällen ist das nicht der Fall.

Daher sollte vor der Vorlage an die Kommission oder den Rechtsanwalt grundsätzlich geprüft werden, ob Gesichter und andere Identifikatoren sichtbarer Personen anonymisiert oder pseudonymisiert werden müssen, sofern deren Identifizierung für den Beweiszweck nicht erforderlich ist. Dieser Ansatz ergibt sich aus dem Grundsatz der Datenminimierung und aus den Empfehlungen der Datenschutzaufsichtsbehörden zur Verarbeitung von Bilddaten [1][3]. Wenn für die Bewertung des Verhaltens eines Arbeitnehmers die sichtbare Abfolge der Ereignisse ausreicht, gibt es keinen sachlichen Grund, die Gesichter von Zeugen, Kunden, Besuchern oder anderen Beschäftigten offenzulegen.

In der Praxis kann hier Gallio PRO als On-Premise-Software für die Aufbereitung von Videomaterial zur weiteren Offenlegung hilfreich sein. Das ist besonders dort relevant, wo eine Organisation Aufnahmen nicht aus ihrer eigenen Umgebung herausgeben möchte. Aus Compliance-Sicht ist außerdem wichtig, dass die Software keine Logs mit Gesichtserkennung und Kennzeichenerkennung sowie keine Logs mit personenbezogenen Daten oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten speichert.

Wie weit sollte die Anonymisierung der Aufnahme gehen?

In Disziplinarsachen geht es nicht darum, das Video „zu verschönern“, sondern die Offenlegung von Daten auf das notwendige Minimum zu beschränken. Der typische Arbeitsumfang umfasst:

• das Herausschneiden des relevanten Zeitabschnitts,
• Face Blurring bei unbeteiligten Personen,
• License Plate Blurring, wenn Kennzeichen im Bild erscheinen und ihre Offenlegung nicht erforderlich ist,
• die manuelle Redaktion anderer Elemente, die eine Identifizierung ermöglichen oder überflüssige Informationen offenlegen.

Hier ist Präzision erforderlich. Gallio PRO verwischt automatisch ausschließlich Gesichter und Kfz-Kennzeichen. Ganze Körper werden nicht unkenntlich gemacht. Es führt keine Echtzeit-Anonymisierung und keine Anonymisierung von Videostreams durch. Firmenlogos, Tätowierungen, Namensschilder, Dokumente oder Bildschirminhalte auf Monitoren werden nicht automatisch erkannt. Diese Elemente können in einem einfachen, im Tool integrierten Editor manuell redigiert werden. Das ist wichtig, weil gerade solche Details in Disziplinarverfahren oft zufällig im Hintergrund sichtbar sind.

Wenn eine Organisation einen solchen Workflow mit eigenem Material testen möchte, kann sie dies sinnvoll anhand einer Stichprobe tun, indem sie die Demo herunterladen und prüfen, ob die Erstellung einer Version für die Kommission sowie einer Archivversion den internen Verfahren entspricht.

Tabelle: Rohaufnahme und Version zur Vorlage im Disziplinarverfahren

Muss die Aufnahme auch vor der Vorlage an einen Rechtsanwalt anonymisiert werden?

In vielen Organisationen wird argumentiert, dass der Rechtsanwalt ohnehin zur Vertraulichkeit verpflichtet ist. Das stimmt, hebt den Grundsatz der Datenminimierung jedoch nicht auf. Wenn eine externe Kanzlei das Verhalten eines bestimmten Arbeitnehmers bewerten soll und die Identifizierung anderer Personen für die Analyse ohne Bedeutung ist, wird häufig eine anonymisierte Version vorbereitet. Dieses Modell beschränkt den Umfang der Offenlegung und entspricht in der Regel eher dem Prinzip des Data Protection by Design [1].

Grenzfälle sind möglich. Wenn der Ablauf des Vorfalls die Erkennung einer bestimmten Begleitperson, eines Zeugen oder des Fahrers eines Fahrzeugs erfordert, kann eine vollständige Anonymisierung den Beweiswert mindern. Dann hängt der Umfang der Unkenntlichmachung vom Kontext ab und sollte sich aus einem dokumentierten Beweisbedarf ergeben. Wo das Recht einen Bewertungsspielraum lässt, sollte keine Scheinsicherheit erzeugt werden.

Gesichter und Kfz-Kennzeichen - was tatsächlich unkenntlich gemacht werden sollte

Die Pflicht zum Schutz des Bildnisses ergibt sich nicht nur aus der DSGVO, sondern auch aus dem Zivilrecht und dem Urheberrecht. Es gibt jedoch drei Ausnahmen:

• es handelt sich um eine allgemein bekannte Person und das Bild wurde im Zusammenhang mit der Ausübung öffentlicher Funktionen aufgenommen, insbesondere politischer, gesellschaftlicher oder beruflicher Art,
• das Bild einer Person ist lediglich ein Beiwerk eines Ganzen wie einer Versammlung, einer Landschaft oder einer öffentlichen Veranstaltung,
• die Person hat eine vereinbarte Vergütung für das Posieren erhalten, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vorbehalten wurde.

Diese Ausnahmen haben in Fällen der betrieblichen Videoüberwachung jedoch nur begrenzte Bedeutung, weil Beweismaterial vom Arbeitsplatz nur selten unter solche Konstellationen fällt.

Bei Kfz-Kennzeichen ist die Lage komplexer. Im Unionsrecht und in der polnischen Praxis hängt ihr Status vom Kontext und von der Möglichkeit ab, die Nummer mit einer bestimmten Person zu verknüpfen. Man kann daher nicht kategorisch sagen, dass sie immer oder nie personenbezogene Daten darstellen. In der Compliance-Praxis ist bei der Vorlage von Aufnahmen an Dritte License Plate Blurring regelmäßig die sicherere Lösung, insbesondere wenn das Kennzeichen für den Beweiszweck nicht benötigt wird [1][3][4].

Wie lange darf eine Aufnahme nach Ablauf der Standardaufbewahrungsfrist gespeichert werden?

Hier ist die Verhältnismäßigkeit der wichtigste Maßstab. Grundsätzlich sollte die Mitarbeiterüberwachung nicht zu einer unbegrenzten Speicherung von Material führen. Wurde jedoch eine konkrete Aufnahme als Beweis gesichert, darf sie länger als die üblichen 3 Monate gespeichert werden - bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens [2]. Danach sollte die Organisation prüfen, ob es noch eine eigenständige Rechtsgrundlage für die weitere Aufbewahrung einer Kopie gibt, etwa zur Abwehr von Ansprüchen. Ist das nicht der Fall, sollte das Material nach dem festgelegten Verfahren gelöscht werden [1].

Gute Praxis ist die Trennung zweier Bestände: des als Beweis gesicherten Ausgangsmaterials und der zur Vorlage vorbereiteten Arbeitskopien. Arbeitskopien, insbesondere anonymisierte Versionen, sollten nicht länger als nötig in E-Mail-Postfächern oder freigegebenen Ordnern zirkulieren.

Wie organisiert man einen sicheren Beweis-Workflow?

Das praktikabelste Modell sieht wie folgt aus: Zuerst wird die Originaldatei gesichert und der Zugriff beschränkt. Danach wird eine Arbeitskopie erstellt. Anschließend erfolgen Face Blurring und License Plate Blurring bei unbeteiligten Personen, während weitere identifizierende Elemente manuell entfernt werden. Zum Schluss wird eine Version für die Vorlage vorbereitet und dokumentiert, wer zu welchem Zweck Zugang zum Material erhalten hat.

Wenn ein Fall die Einführung einer On-Premise-Software, eine gesonderte Aufbewahrungsrichtlinie oder ein Verfahren für eine große Organisation erfordert, ist es sinnvoll, Kontakt aufzunehmen und den konkreten Implementierungsfall sowie die Compliance-Anforderungen zu besprechen. Das gilt insbesondere für Umgebungen, in denen Aufnahmen die Infrastruktur der Organisation nicht verlassen dürfen.

Erwähnenswert ist auch eine eigene Unterseite zur Videoanonymisierung, denn genau diese Form der Verarbeitung tritt besonders häufig in Beweisfällen auf, die auf Videoüberwachung beruhen.

FAQ - Videoüberwachungsaufnahmen als Beweismittel in einem Disziplinarverfahren gegen einen Arbeitnehmer

Darf der Arbeitgeber eine Videoüberwachungsaufnahme als Beweis gegen einen Arbeitnehmer verwenden?

In den meisten Fällen ja, sofern die Videoüberwachung rechtmäßig eingeführt wurde und die Aufnahme mit dem Zweck der Überwachung oder mit einem gesetzlich geregelten Verfahren zusammenhängt. Die Bewertung hängt immer vom konkreten Sachverhalt und von der ordnungsgemäßen Einführung der Überwachung ab [1][2].

Müssen andere Personen vor der Vorlage an die Disziplinarkommission unkenntlich gemacht werden?

Aus Compliance-Sicht meistens ja. Vor der Vorlage an eine Kommission oder einen Rechtsanwalt sollte die Identifizierbarkeit anderer im Bild sichtbarer Personen in der Regel eingeschränkt werden, wenn ihre Identifizierung für den Beweiszweck nicht erforderlich ist [1][3].

Darf eine Aufnahme länger als 3 Monate aufbewahrt werden?

Ja, wenn die Aufnahme ein Beweismittel in einem Verfahren ist oder der Arbeitgeber Kenntnis davon hat, dass sie ein solches Beweismittel sein kann. Dann kann die Aufbewahrung bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens verlängert werden [2].

Reicht es aus, die ganze Silhouette einer unbeteiligten Person unkenntlich zu machen?

Das hängt vom Tool und vom Zweck ab. In Gallio PRO umfasst die automatische Erkennung ausschließlich Gesichter und Kfz-Kennzeichen. Die Software macht keine ganzen Körper unkenntlich, und andere identifizierende Elemente erfordern eine manuelle Redaktion.

Sind Kfz-Kennzeichen immer personenbezogene Daten?

Nein. Ihr Status hängt vom Kontext und davon ab, ob der Verantwortliche die Nummer vernünftigerweise mit einer bestimmten Person verknüpfen kann. Aus Sicht der Vorsicht und Datenminimierung wird bei der Vorlage von Aufnahmen an Dritte häufig License Plate Blurring eingesetzt [1][3][4].

Darf ein externer Rechtsanwalt die Rohaufnahme sehen?

Mitunter ja, aber das sollte nicht automatisch geschehen. Wenn für die Analyse des Falls keine Identifizierung unbeteiligter Personen erforderlich ist, wird häufig entsprechend dem Grundsatz der Datenminimierung eine anonymisierte Version bereitgestellt [1].

Speichert Gallio PRO Logs mit Daten zur Gesichts- und Kennzeichenerkennung?

Nein. Gemäß den Produktleitlinien speichert die Software weder Logs mit Daten aus der Gesichts- und Kennzeichenerkennung noch Logs mit personenbezogenen Daten oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten.