Grabaciones de videovigilancia como prueba en un procedimiento disciplinario contra un trabajador: qué puede hacer el responsable del tratamiento

En este contexto, visual data anonymization significa preparar una grabación de vídeo de forma que pueda utilizarse como prueba, pero sin revelar innecesariamente la imagen ni otros identificadores de terceros ajenos al caso. En la práctica, lo más habitual es aplicar face blurring y license plate blurring antes de mostrar el material a la comisión disciplinaria, al abogado o a otras personas que participen en el asunto. Este es el punto de partida para responder a una pregunta muy frecuente en las organizaciones: si se ha iniciado un procedimiento disciplinario contra un empleado, ¿puede utilizarse una grabación de videovigilancia y qué hay que hacer con ella antes?

Como regla general, una organización puede utilizar una grabación de videovigilancia como prueba en un asunto laboral si el sistema de videovigilancia se implantó conforme al derecho laboral y a las normas de protección de datos, y si la finalidad de ese uso encaja dentro de los fines para los que se estableció la videovigilancia o guarda una relación estrecha con ellos. No obstante, disponer de la grabación no significa que pueda usarse libremente. Hay tres cuestiones clave: la base para utilizar el material, el alcance de la divulgación de la grabación y el plazo de su conservación posterior [1][2][3].

¿Cuándo puede utilizarse una grabación de videovigilancia en un procedimiento disciplinario?

En el contexto polaco, el punto de referencia es el artículo 222 del Código de Trabajo, que permite la videovigilancia, entre otros casos, cuando sea necesaria para garantizar la seguridad de los trabajadores, proteger los bienes, controlar la producción o preservar la confidencialidad de información cuya divulgación pudiera causar un perjuicio al empleador [2]. Si el hecho objeto del procedimiento disciplinario fue registrado por un sistema de videovigilancia implantado legalmente, las organizaciones suelen considerar esa grabación como material que puede asegurarse y utilizarse como prueba.

Sin embargo, esto no significa que toda la grabación pueda difundirse libremente dentro de la empresa. El principio de minimización del RGPD exige limitar el acceso a las personas que realmente necesiten conocer el material [1]. Desde una perspectiva de cumplimiento, lo más seguro suele ser extraer el fragmento concreto que recoge el incidente y preparar una versión de trabajo únicamente para un grupo reducido de personas encargadas del caso.

¿Qué debe hacer el responsable del tratamiento inmediatamente después de detectar el incidente?

El primer paso es asegurar la grabación para evitar que sea sobrescrita. El Código de Trabajo prevé, como regla general, un periodo de conservación de las grabaciones no superior a 3 meses desde la fecha de la grabación, salvo que esta constituya una prueba en un procedimiento tramitado conforme a derecho o que el empleador tenga conocimiento de que puede constituir una prueba en dicho procedimiento. En ese caso, el plazo se prorroga hasta la conclusión firme del procedimiento [2].

Esta distinción es importante. El responsable del tratamiento no debería conservar todo “por si acaso”. Sí puede, en cambio, conservar una grabación concreta más allá del plazo estándar de retención si existe una relación real y documentada con un procedimiento disciplinario, un conflicto laboral o un procedimiento judicial o administrativo previsible. Es una buena práctica registrar la fecha de aseguramiento, el alcance del material, la persona responsable y la finalidad de la conservación. Este rastro organizativo ayuda a demostrar el cumplimiento del principio de responsabilidad proactiva [1].

Antes de mostrar la grabación, hay que limitar los datos de terceros

El error más frecuente consiste en que el departamento de RR. HH. o un superior muestra la grabación en bruto a toda la comisión, a un despacho externo o a varios directivos. Desde la perspectiva de la protección de datos, esto es arriesgado. Si en la imagen aparecen personas distintas del trabajador sometido al procedimiento, antes de mostrar el material debe valorarse al menos si su identificación es necesaria para la finalidad probatoria. En muchísimos casos, no lo es.

Por eso, antes de mostrar la grabación a la comisión o al abogado, por regla general debe considerarse la anonimización o seudonimización de los rostros y de otros identificadores de las personas visibles en la imagen, si su identificación no es necesaria para la finalidad probatoria. Este enfoque deriva del principio de minimización de datos y del criterio recomendado por las autoridades de protección de datos para el tratamiento de imágenes [1][3]. Si para valorar la conducta del trabajador basta con la secuencia visible de los hechos, no hay justificación para revelar los rostros de testigos, clientes, visitantes u otros empleados.

En la práctica, aquí resulta útil Gallio PRO como software on-premise para preparar materiales de vídeo destinados a una posterior divulgación. Esto es especialmente relevante cuando la organización no quiere sacar las grabaciones fuera de su propio entorno. Desde la perspectiva del cumplimiento, también es importante que el software no recopile registros que contengan datos de detección de rostros y matrículas, ni registros que incluyan datos personales o categorías especiales de datos personales.

¿Hasta dónde debe llegar la anonimización de la grabación?

En los procedimientos disciplinarios, el objetivo no es “embellecer” la grabación, sino limitar al mínimo la divulgación de datos. El alcance habitual del trabajo incluye:

• recortar el fragmento temporal pertinente,
• aplicar face blurring a las personas ajenas al caso,
• aplicar license plate blurring si aparecen matrículas en la imagen y su revelación no es necesaria,
• redactar manualmente otros elementos que permitan la identificación o revelen información excesiva.

Aquí hace falta precisión. Gallio PRO difumina automáticamente únicamente rostros y matrículas. No difumina cuerpos completos. No realiza anonimización en tiempo real ni anonimización de flujos de vídeo. Tampoco detecta automáticamente logotipos de empresas, tatuajes, placas identificativas, documentos ni la imagen mostrada en pantallas de monitor. Estos elementos pueden redactarse manualmente con un editor sencillo integrado en la herramienta. Esto es importante porque, en los procedimientos disciplinarios, este tipo de detalles suele aparecer de forma accidental en el fondo.

Si una organización quiere probar este flujo de trabajo con sus propios materiales, merece la pena hacerlo con una muestra, por ejemplo al descargar la versión de demostración y comprobar si la preparación de una versión para la comisión y otra versión archivística encaja con los procedimientos internos.

Tabla: grabación en bruto frente a versión para mostrar en un procedimiento disciplinario

¿También hay que anonimizar la grabación antes de enseñársela a un abogado?

En muchas organizaciones se plantea el argumento de que el abogado ya está obligado a guardar confidencialidad. Es cierto, pero eso no elimina el principio de minimización. Si un despacho externo debe valorar la conducta de un trabajador concreto y la identificación de otras personas carece de relevancia para el análisis, las organizaciones suelen preparar una versión anonimizada. Este modelo limita el alcance de la comunicación y, por lo general, encaja mejor con el principio de data protection by design [1].

Son posibles situaciones límite. Si el desarrollo de los hechos exige reconocer a una persona acompañante concreta, a un testigo o al conductor de un vehículo, una anonimización completa puede debilitar el valor probatorio. En ese caso, el alcance del difuminado dependerá del contexto y debe responder a una necesidad probatoria documentada. No conviene fingir certezas cuando la ley deja margen de apreciación.

Rostros y matrículas: qué hay que difuminar realmente

La obligación de proteger la imagen no deriva solo del RGPD, sino también del derecho civil y de la normativa sobre propiedad intelectual. No obstante, existen 3 excepciones:

• se trata de una persona de notoriedad pública, si la imagen se captó en relación con el ejercicio de funciones públicas, en particular políticas, sociales o profesionales,
• la imagen de la persona constituye únicamente un detalle de un conjunto como una reunión, un paisaje o un acto público,
• la persona recibió la remuneración pactada por posar, salvo que se hubiera reservado expresamente otra cosa.

Sin embargo, estas excepciones tienen una relevancia limitada en asuntos de videovigilancia laboral, porque el material probatorio obtenido en el lugar de trabajo rara vez encaja en esos escenarios.

En el caso de las matrículas, la situación es más compleja. En el derecho de la Unión Europea y en la práctica polaca, su estatus depende del contexto y de la posibilidad de vincular el número con una persona concreta. Por ello, no puede afirmarse categóricamente que siempre constituyan datos personales ni que no lo hagan nunca. En la práctica de cumplimiento, cuando la grabación se muestra a terceros, suele ser más prudente aplicar license plate blurring, especialmente cuando el número no es necesario para la finalidad probatoria [1][3][4].

¿Durante cuánto tiempo puede conservarse la grabación una vez superado el plazo estándar de retención?

Aquí lo más importante es la proporcionalidad. Como regla general, la videovigilancia laboral no debería conducir a un almacenamiento ilimitado del material. No obstante, si una grabación concreta ha sido asegurada como prueba, puede conservarse más tiempo que los 3 meses ordinarios: hasta la conclusión firme del procedimiento [2]. Llegado ese momento, la organización debe valorar si existe todavía una base independiente para seguir conservando la copia, por ejemplo en relación con la defensa frente a reclamaciones. Si no la hay, el material debe eliminarse conforme al procedimiento establecido [1].

Es una buena práctica separar dos conjuntos: el material original asegurado como prueba y las copias de trabajo preparadas para su exhibición. Las copias de trabajo, especialmente las anonimizada­s, no deberían circular por correos electrónicos ni carpetas compartidas más tiempo del que el caso requiera.

¿Cómo organizar un flujo de trabajo probatorio seguro?

El modelo más práctico suele ser el siguiente. Primero se asegura el archivo original y se restringe el acceso. Después se crea una copia de trabajo. A continuación, se aplica face blurring y license plate blurring a los terceros ajenos al caso, y los demás elementos identificativos se eliminan manualmente. Por último, se prepara la versión que se va a mostrar y una nota sobre quién accedió al material y con qué finalidad.

Si el caso requiere implantar software on-premise, una política de retención específica o un procedimiento para una gran organización, lo razonable es ponerse en contacto y comentar el escenario de implantación y los requisitos de cumplimiento. Esto resulta especialmente relevante en entornos donde las grabaciones no pueden salir de la infraestructura de la organización.

También conviene tener en cuenta una subpágina específica sobre anonimización de vídeo, porque este tipo de tratamiento es el que aparece con más frecuencia en asuntos probatorios basados en videovigilancia.

FAQ - Grabaciones de videovigilancia como prueba en un procedimiento disciplinario contra un trabajador

¿Puede el empleador utilizar una grabación de videovigilancia como prueba contra un trabajador?

En la mayoría de los casos, sí, siempre que la videovigilancia se haya implantado legalmente y la grabación esté relacionada con la finalidad del sistema o con un procedimiento tramitado conforme a derecho. La valoración siempre depende del contexto fáctico y de que la implantación de la videovigilancia haya sido correcta [1][2].

¿Hay que difuminar a otras personas antes de mostrar la grabación a la comisión disciplinaria?

En la práctica de cumplimiento, normalmente sí. Antes de mostrar la grabación a la comisión o al abogado, por lo general debe limitarse la identificación de otras personas visibles en la imagen si su identificación no es necesaria para la finalidad probatoria [1][3].

¿Puede conservarse la grabación más de 3 meses?

Sí, si la grabación constituye una prueba en un procedimiento o si el empleador tiene conocimiento de que puede constituir tal prueba. En ese caso, la retención puede ampliarse hasta la conclusión firme del procedimiento [2].

¿Basta con difuminar la silueta completa de una persona ajena al caso?

Depende de la herramienta y de la finalidad. En Gallio PRO, la detección automática solo abarca rostros y matrículas. El software no difumina cuerpos completos y otros elementos identificativos requieren edición manual.

¿Las matrículas son siempre datos personales?

No. Su estatus depende del contexto y de si el responsable del tratamiento puede vincular razonablemente el número con una persona concreta. Desde la perspectiva de la prudencia y de la minimización de datos, al mostrar grabaciones a terceros se aplica con frecuencia license plate blurring [1][3][4].

¿Puede un abogado externo ver la grabación en bruto?

A veces sí, pero eso no debería ser automático. Si para analizar el caso no es necesaria la identificación de terceros, una práctica frecuente es facilitar una versión anonimizada conforme al principio de minimización [1].

¿Gallio PRO guarda registros con datos de detección de rostros y matrículas?

No. Conforme a las directrices del producto, el software no recopila registros que contengan datos de detección de rostros y matrículas ni registros que incluyan datos personales o categorías especiales de datos personales.